Rekommendationer till små och medelstora företag för effektiv hantering av hållbarhetsdata

Fokusera initialt på att mäta dataposter som har störst inverkan på er hållbarhetspåverkan. Vid behov och om möjligt, ta hjälp för att identifiera vilka områden som är viktigast att börja mäta. I takt med att ni kommer framåt i hanteringen av hållbarhetsdata kommer det bli möjligt att styra mot områden där verksamheten har störst miljöpåverkan.

Utgå från att ni ibland kommer behöva göra uppskattningar och använda schablonberäkningar för att uppskatta miljöpåverkan från verksamhetens olika delar. Detta gäller särskilt data på ingående material och komponenter, eftersom leverantörer kanske inte kan tillhandahålla tillräckligt detaljerad data.

I de fall då leverantörsdata inte kan inhämtas så undersök om det går att använda generiska emissionsfaktorer. Generiska emissionsfaktorer är schablonvärden som uppskattar miljöpåverkan, exempelvis koldioxidutsläpp, från olika typer av material och processer då specifik data saknas. Dessa faktorer kan hittas i databaser och rapporter från organisationer som Naturvårdsverket, IPCC eller internationella standardiseringsorgan. Även om sådana beräkningar och uppskattningar kan vara osäkra, är de bättre än ingen data alls.

Environmental Product Declarations (EPD) är tredjepartsverifierade dokument som ger detaljerad information om miljöpåverkan under en produkts livscykel, vilket gör dem till en tillförlitlig resurs för att bedöma hållbarhetsaspekter.

Tillgången på EPD ökar inom många områden och de är en utmärkt källa till hållbarhetsdata för inköpta material och komponenter. EPD:er kan ofta hittas via produktdatabaser, branschorganisationer och leverantörens egna dokumentationssystem. Efterfråga gärna EPD:er från leverantörerna. Var även förberedd på att ni kan få frågan från era kunder.

Markera vilka dataposter som är uppmätta och vilka som är uppskattade. Detta bidrar till en ökad transparens vad gäller datas kvalitet och precision och sänker tröskeln för er att börja samla in och rapportera hållbarhetsdata. I steg 1 är uppskattningar ibland nödvändiga (för att komma igång och vidare i arbetet), men sträva efter att på sikt ersätta uppskattade data med mer tillförlitliga uppmätta data.

Glöm inte att det ofta redan finns teknik som kan hjälpa er att samla in data, till exempel energimätning på maskinnivå eller användning av sensorer för att övervaka resursförbrukning i realtid. Kontrollera med era leverantörer om de har lösningar som kan användas. Er IT-leverantör eller IT-ansvariga bör kunna ge råd och förslag på lämpliga investeringar (mer om detta nedan).

I det tidiga skedet är exempelvis Excel eller motsvarande tillräckligt för att komma i gång. Att komma i gång och starta processen är viktigt. Enklare lösningar som Excel ger flexibilitet och låg kostnad, vilket gör det möjligt att snabbt anpassa insamlingen efter specifika behov. Dessutom kan ni successivt bygga upp kunskap och rutiner som kan vara till stor hjälp vid en senare övergång till mer avancerade system.

Fråga vad deras system kan erbjuda gällande hantering av hållbarhetsdata. Finns det redan data att nyttja? Finns det lösningar ni inte känner till som kan implementeras, även om de inte är helt färdigutvecklade? Diskutera också möjligheterna att anpassa dessa lösningar till era specifika behov, eftersom tidiga samarbeten kan leda till utveckling av funktioner som är direkt relevanta för er verksamhet. Det är ofta mer kostnadseffektivt att vara med tidigt i processen och forma lösningen än att vänta på en färdig produkt.

Hanteringen av hållbarhetsdata behöver fungera genom värdekedjan. Precis som att ni bör driva en dialog med leverantörer, direkta likväl som servicefunktioner, för hur de kan bidra och hjälpa er så bör ni driva en dialog tillsammans med era kunder om hur ni bäst bidrar med den information de behöver. Att visa intresse och aktiv delaktighet i detta kommer stärka er position som leverantör.

Den företagsfrämjande stödstrukturen förstår vikten av att utveckla lösningar som är specifikt anpassade för små och medelstora företag, med fokus på enkelhet, kostnadseffektivitet och skalbarhet. Kontakta aktörer inom det företagsfrämjande systemet för att undersöka vilka möjligheter som finns för att få stöd och resurser i arbetet med att effektivisera hantering och rapportering av hållbarhetsdata.

Syftet med att samla in och rapportera hållbarhetsdata är att skapa en stabil grund för utvecklingsaktiviteter inom den egna verksamheten samt att förbättra jämförbarheten mellan olika företag. Sträva därför att identifiera och samla in så bra och "standardiserade" data som möjligt för de mest betydelsefulla dataposterna för er verksamhet.

Beskriv gärna processen kring hur ni inhämtar och skapar dataposten så att inte äpplen blandas med päron över tid. Utan sådan bakgrundsinformation så kommer det bli svårt att över tid använda data för att förstå var utveckling bör ske och vilka effekterna av beslutade insatser blir.

Även om det inte är första prioritet, bör ni tidigt tänka på behovet av dataintegration. Dataintegration innebär att kombinera data från olika källor och system för att skapa en samlad bild av er verksamhet. Detta är viktigt eftersom det gör det möjligt att analysera och använda hållbarhetsdata tillsammans med annan verksamhetsdata, vilket kan leda till mer heltäckande insikter och bättre beslutsfattande.

Se till att de lösningar ni implementerar nu inte hindrar möjligheten att integrera annan verksamhetsdata i framtiden. Tänk gärna redan nu på vilken annan data som är relevant att koppla.

För detaljerade och tillförlitliga hållbarhetsberäkningar är det avgörande att företag investerar i att samla in trovärdiga data. Genom nära samarbete och kommunikation med kritiska underleverantörer kan ni säkerställa ett pålitligt dataflöde. Målet på sikt bör också vara att dataflödet kan integreras i era interna system.

Dataintegration innebär att data från olika källor och system kan kopplas samman i era system, vilket gör att ni kan få en helhetsbild av verksamheten och skapa en mer effektiv och samlad analys och rapportering av hållbarhetspåverkan. Detta är viktigt för att öka robustheten och effektiviteten i hanteringen och rapporteringen av hållbarhetsdata.

Även om manuella processer kan vara nödvändiga inledningsvis, bör ni arbeta mot att automatisera så mycket som möjligt för att minska arbetsbelastningen och minimera risken för fel. Fundera gärna över vilken inhämtning som kan automatiseras, inte sällan så är teknik och insats mycket enklare och billigare än vad man först tror.

Exempel på vad som kan automatiseras är insamling av energiförbrukningsdata från verksamheten, materialförbrukning samt inhämtning av utsläppsdata från transporter till och från företaget.

I takt med att alltmer data inhämtas över tid så ökar förutsättningarna att använda AI-baserade verktyg som kan hjälpa till att automatisera datainsamling och analys. Detta kan effektivisera hanteringen av hållbarhetsdata, förbättra noggrannheten i rapporteringen och utgöra ett stöd i företagets beslutsfattande. Även om AI-stöd förmodligen inte är det första som ni kommer lägga kraft på att utveckla så kan det vara värt att börja orientera sig inom området.

Utveckling går fort framåt så om ni är intresserade av detta så kontakta leverantörer eller företagsfrämjare för att inhämta kunskap om vilka möjligheter som finns på kort sikt och vilka lösningar som kan tänkas finnas i framtiden.

Långsiktigt kommer det sannolikt krävas ett utvecklingsarbete som styr mot en effektivare hantering av hållbarhetsdata, där integration av system och standardiserade lösningar kan underlätta både datainsamling och rapportering. Genom att fokusera på dessa områden kan ni förbättra kvaliteten på data, minska manuellt arbete och öka möjligheten till automatisering, vilket bidrar till en mer robust och hållbar verksamhet.