Rekommendationer till små och medelstora företag för effektiv hantering av hållbarhetsdata

Datainsamling och datakvalitet

Kartlägg verksamhetens hållbarhetspåverkan

Det är lätt att fastna när man påbörjar arbetet med att inhämta hållbarhetsdata. Börja därför med att identifiera vilka delar av er verksamhet som har störst klimatpåverkan och inventera den data ni redan har inom dessa områden. En bra början kan vara att göra det som kallas en dubbel väsentlighetsanalys. Det är en metod inom hållbarhetsrapportering som syftar till att identifiera och prioritera de hållbarhetsfrågor som är mest relevanta för ett företag. Denna analys tar hänsyn till både ”påverkansväsentlighet” och ”finansiell väsentlighet”. Påverkansväsentlighet handlar om hur företagets verksamhet påverkar omvärlden, inklusive miljömässiga och sociala aspekter. Finansiell väsentlighet fokuserar på hur externa hållbarhetsfrågor påverkar företagets ekonomi, inklusive risker och möjligheter som kan påverka dess finansiella resultat och framtida utveckling. Genom att använda denna metod får ni en tydlig bild av vilka hållbarhetsområden som är mest relevanta att inhämta information om. Detta hjälper er att fokusera på de områden som har störst påverkan och betydelse.

Prioritera mätning av data med stor påverkan

Fokusera initialt på att mäta dataposter som har störst inverkan på er hållbarhetspåverkan. Vid behov och om möjligt, ta hjälp för att identifiera vilka områden som är viktigast att börja mäta. I takt med att ni kommer framåt i hanteringen av hållbarhetsdata kommer det bli möjligt att styra mot områden där verksamheten har störst miljöpåverkan.

Var beredd på att ni behöver göra uppskattningar och använda schablonberäkningar

Utgå från att ni ibland kommer behöva göra uppskattningar och använda schablonberäkningar för att uppskatta miljöpåverkan från verksamhetens olika delar. Detta gäller särskilt data på ingående material och komponenter, eftersom leverantörer kanske inte kan tillhandahålla tillräckligt detaljerad data. I de fall då leverantörsdata inte kan inhämtas så undersök om det går att använda generiska emissionsfaktorer. Generiska emissionsfaktorer är schablonvärden som uppskattar miljöpåverkan, exempelvis koldioxidutsläpp, från olika typer av material och processer då specifik data saknas. Dessa faktorer kan hittas i databaser och rapporter från organisationer som Naturvårdsverket, IPCC eller internationella standardiseringsorgan. Även om sådana beräkningar och uppskattningar kan vara osäkra, är de bättre än ingen data alls.

Sök efter och använd Environmental Product Declarations (EPD)

Environmental Product Declarations (EPD) är tredjepartsverifierade dokument som ger detaljerad information om miljöpåverkan under en produkts livscykel, vilket gör dem till en tillförlitlig resurs för att bedöma hållbarhetsaspekter. Tillgången på EPD ökar inom många områden och de är en utmärkt källa till hållbarhetsdata för inköpta material och komponenter. EPD:er kan ofta hittas via produktdatabaser, branschorganisationer och leverantörens egna dokumentationssystem. Efterfråga gärna EPD:er från leverantörerna. Var även förberedd på att ni kan få frågan från era kunder.

Tydliggör datakvaliteten (för er själva och för andra)

Markera vilka dataposter som är uppmätta och vilka som är uppskattade. Detta bidrar till en ökad transparens vad gäller datas kvalitet och precision och sänker tröskeln för er att börja samla in och rapportera hållbarhetsdata. I steg 1 är uppskattningar ibland nödvändiga (för att komma igång och vidare i arbetet), men sträva efter att på sikt ersätta uppskattade data med mer tillförlitliga uppmätta data.

Utnyttja befintlig teknik

Glöm inte att det ofta redan finns teknik som kan hjälpa er att samla in data, till exempel energimätning på maskinnivå eller användning av sensorer för att övervaka resursförbrukning i realtid. Kontrollera med era leverantörer om de har lösningar som kan användas. Er IT-leverantör eller IT-ansvariga bör kunna ge råd och förslag på lämpliga investeringar (mer om detta nedan).

Systemstöd och dataintegration

Undersök kapaciteten i era befintliga system

För att hantera större mängder data kommer systemstöd krävas för att inte arbetet med att samla in och rapportera hållbarhetsdata ska bli för betungande eller statiskt. Det kan därför kännas som en bra strategi att invänta utvecklingen av fungerande systemstöd. En betydande risk med en sådan strategi är att arbetet drar ut på tiden och att ni missar viktig konkurrenskraft och lärandet som det inledningsvis ”manuella” arbetet kommer med. Det är därför en god strategi att påbörja arbetet även om ni saknar fullvärdiga systemstöd. De lärdomar ni får genom manuellt arbete kommer att vara mycket värdefulla när ett eventuellt systemstöd är på plats. Att vänta innebär dessutom en risk, då kraven på rapportering av hållbarhetsdata förväntas öka. Företag som inväntar “turn-key”-lösningar riskerar att tappa konkurrenskraft när konkurrenterna blir bättre på att hantera hållbarhetsdata och hållbarhetsrapportering.

Börja med enklare lösningar

I det tidiga skedet är exempelvis Excel eller motsvarande tillräckligt för att komma i gång. Att komma i gång och starta processen är viktigt. Enklare lösningar som Excel ger flexibilitet och låg kostnad, vilket gör det möjligt att snabbt anpassa insamlingen efter specifika behov. Dessutom kan ni successivt bygga upp kunskap och rutiner som kan vara till stor hjälp vid en senare övergång till mer avancerade system.

Fråga leverantörer om lösningar för hantering av hållbarhetsdata

Fråga vad deras system kan erbjuda gällande hantering av hållbarhetsdata. Finns det redan data att nyttja? Finns det lösningar ni inte känner till som kan implementeras, även om de inte är helt färdigutvecklade? Diskutera också möjligheterna att anpassa dessa lösningar till era specifika behov, eftersom tidiga samarbeten kan leda till utveckling av funktioner som är direkt relevanta för er verksamhet. Det är ofta mer kostnadseffektivt att vara med tidigt i processen och forma lösningen än att vänta på en färdig produkt.

Fråga era kunder vad de behöver

Hanteringen av hållbarhetsdata behöver fungera genom värdekedjan. Precis som att ni bör driva en dialog med leverantörer, direkta likväl som servicefunktioner, för hur de kan bidra och hjälpa er så bör ni driva en dialog tillsammans med era kunder om hur ni bäst bidrar med den information de behöver. Att visa intresse och aktiv delaktighet i detta kommer stärka er position som leverantör.

Sök stöd för digitalisering och teknisk integration

Den företagsfrämjande stödstrukturen förstår vikten av att utveckla lösningar som är specifikt anpassade för små och medelstora företag, med fokus på enkelhet, kostnadseffektivitet och skalbarhet. Kontakta aktörer inom det företagsfrämjande systemet för att undersöka vilka möjligheter som finns för att få stöd och resurser i arbetet med att effektivisera hantering och rapportering av hållbarhetsdata.

Standardisering och jämförbarhet

Acceptera bristen på färdiga standarder

Företag inom industrin är vana vid att det finns standarder att förhålla sig till och som guidar i arbetet inom olika områden såsom kvalitet och hållbarhet. Inom området hållbarhetsdata pågår standardiseringsarbetet fortfarande. Var beredd på att arbeta utan en färdig standard och förvänta er att vissa processer behöver göras utan tydlig struktur/systematik tills standarder är etablerade.

Fokusera på relevanta och standardiserade dataposter

Syftet med att samla in och rapportera hållbarhetsdata är att skapa en stabil grund för utvecklingsaktiviteter inom den egna verksamheten samt att förbättra jämförbarheten mellan olika företag. Sträva därför att identifiera och samla in så bra och ”standardiserade” data som möjligt för de mest betydelsefulla dataposterna för er verksamhet. Beskriv gärna processen kring hur ni inhämtar och skapar dataposten så att inte äpplen blandas med päron över tid. Utan sådan bakgrundsinformation så kommer det bli svårt att över tid använda data för att förstå var utveckling bör ske och vilka effekterna av beslutade insatser blir.

Planera för framtida integration

Även om det inte är första prioritet, bör ni tidigt tänka på behovet av dataintegration. Dataintegration innebär att kombinera data från olika källor och system för att skapa en samlad bild av er verksamhet. Detta är viktigt eftersom det gör det möjligt att analysera och använda hållbarhetsdata tillsammans med annan verksamhetsdata, vilket kan leda till mer heltäckande insikter och bättre beslutsfattande. Se till att de lösningar ni implementerar nu inte hindrar möjligheten att integrera annan verksamhetsdata i framtiden. Tänk gärna redan nu på vilken annan data som är relevant att koppla.

Vikten av samarbete upp- och nedströms i värdekedjan

Inled dialog med leverantörer och kunder

Många företag är i ett tidigt skede av sin hantering och rapportering av hållbarhetsdata. Det gäller också vissa av era leverantörer. Var därför beredda på att beskriva och motivera era behov. Sök en dialog för att få dem att förstå vad ni behöver från dem i termer av hållbarhetsdata. På så sätt sätter ni tryck på dem som ännu inte påbörjat sitt arbete genom att få dem att förstå vikten av att tillhandahålla data som kan delas med er. En dialog med kunderna hjälper er att säkerställa att era hållbarhetsinsatser möter deras förväntningar och stärker relationerna genom ömsesidig förståelse. Genom att kommunicera med kunder kan ni också identifiera nya möjligheter till förbättring och skapa värde tillsammans.

Säkra tillförlitligt dataflöde

För detaljerade och tillförlitliga hållbarhetsberäkningar är det avgörande att företag investerar i att samla in trovärdiga data. Genom nära samarbete och kommunikation med kritiska underleverantörer kan ni säkerställa ett pålitligt dataflöde. Målet på sikt bör också vara att dataflödet kan integreras i era interna system. Dataintegration innebär att data från olika källor och system kan kopplas samman i era system, vilket gör att ni kan få en helhetsbild av verksamheten och skapa en mer effektiv och samlad analys och rapportering av hållbarhetspåverkan. Detta är viktigt för att öka robustheten och effektiviteten i hanteringen och rapporteringen av hållbarhetsdata.

Sträva efter rutinuppbyggnad och automatisering

Etablera robusta rutiner

När ni inleder ert arbete mot en mer systematisk hantering av hållbarhetsdata så bör ni tidigt sträva efter att skapa rutiner. När hållbarhetsdata hanteras manuellt är det viktigt att ha tydliga rutiner för att säkerställa korrekt och effektiv insamling och rapportering. Detta är viktigt för att undvika fel och för att upprätthålla en hög kvalitet på insamlat data. Genom att ha väl definierade rutiner kan ni dessutom skapa en stabil grund för ett framtida mer automatiserat arbetssätt, vilket ytterligare effektiviserar hanteringen och minskar risken för mänskliga misstag.

Sträva efter automatisering

Även om manuella processer kan vara nödvändiga inledningsvis, bör ni arbeta mot att automatisera så mycket som möjligt för att minska arbetsbelastningen och minimera risken för fel. Fundera gärna över vilken inhämtning som kan automatiseras, inte sällan så är teknik och insats mycket enklare och billigare än vad man först tror. Exempel på vad som kan automatiseras är insamling av energiförbrukningsdata från verksamheten, materialförbrukning samt inhämtning av utsläppsdata från transporter till och från företaget.

Överväg och sikta på AI-driven analys

I takt med att alltmer data inhämtas över tid så ökar förutsättningarna att använda AI-baserade verktyg som kan hjälpa till att automatisera datainsamling och analys. Detta kan effektivisera hanteringen av hållbarhetsdata, förbättra noggrannheten i rapporteringen och utgöra ett stöd i företagets beslutsfattande. Även om AI-stöd förmodligen inte är det första som ni kommer lägga kraft på att utveckla så kan det vara värt att börja orientera sig inom området. Utveckling går fort framåt så om ni är intresserade av detta så kontakta leverantörer eller företagsfrämjare för att inhämta kunskap om vilka möjligheter som finns på kort sikt och vilka lösningar som kan tänkas finnas i framtiden.

Ta höjd för framtida utveckling

Identifiera tekniska utmaningar och brister och planera för framtida utveckling

När ni börjar förstå vilken typ av hållbarhetsdata som ni behöver inhämta och har påbörjat arbetet med att samla in den, kommer ni att inse behovet av investeringar i teknik som möjliggör en mer systematisk datainsamling. Gör därför kontinuerliga noteringar om tekniska och systemmässiga behov som ni identifierar. Dessa noteringar är användbara när arbetet med att effektivisera processen inleds och är viktiga i dialogen med teknik- och systemleverantörer.

Planera för ett långsiktigt utvecklingsarbete för effektivare hantering av hållbarhetsdata

Långsiktigt kommer det sannolikt krävas ett utvecklingsarbete som styr mot en effektivare hantering av hållbarhetsdata, där integration av system och standardiserade lösningar kan underlätta både datainsamling och rapportering. Genom att fokusera på dessa områden kan ni förbättra kvaliteten på data, minska manuellt arbete och öka möjligheten till automatisering, vilket bidrar till en mer robust och hållbar verksamhet.

Sammanfattning av viktiga lärdomar

• Börja agera nu. Det kan kännas som en omfattande och betungande insats att påbörja arbetet med en mer systematisk hantering av verksamhetens hållbarhetsdata, men det är genom att börja som ni lär er. Sänk ribban internt och kom i gång. Ju förr desto bättre. Acceptera att allt förmodligen inte kommer blir perfekt från start.
• Acceptera osäkerheter och agera ändå. Vissa data kommer att vara svåra att samla in. Gör kvalificerade uppskattningar för dataposter med stor påverkan—en dokumenterad uppskattning är bättre än ingen data alls.
• Samarbeta med andra. Involvera era leverantörer (och kunder) i arbetet och dra nytta av andras erfarenheter. Genom att arbeta tillsammans kan ni identifiera gemensamma utmaningar och utveckla lösningar som gagnar hela värdekedjan. Sök också stöd och finansiering hos företagsstödjande aktörer som kan bidra till att ni snabbare kan genomföra nödvändiga förändringar och förbättringar.
• Upprätta en långsiktig plan. Även om ni börjar i liten skala, tänk långsiktigt redan från början. Kraven på en robust rapportering av hållbarhetsdata från er verksamhet kommer med stor sannolikhet att öka, så planera för och sträva efter att hantera data mer systematiskt och proaktivt över tid. Ha som målsättning att ersätta schablonberäkningar (tex med generiska emissionsfaktorer) med uppmätta data där det är möjligt. Sätt dock rimliga mål för när detta ska ske. Räkna med att arbeta med detta över en längre tidsperiod. Det kommer inte vara en engångsinsats.

Genom att följa dessa rekommendationer kan ni påbörja en effektiv och hållbar hantering av er hållbarhetsdata, vilket inte bara uppfyller ökande krav utan också bidrar till er konkurrenskraft på marknaden.

Underlaget till denna information kommer från en rapport som RISE och Propell gjort under 2024, utifrån ett projekt finansierat av Energimyndigheten. Hela rapporten finns här.

Vill du veta mer om dessa rekommendationer?

Kontakta Henrik Florén eller Ola Wallberg

Prenumerera gärna på Propells nyhetsbrev för att ta del av spännande berättelser, få tips om olika event och unika erbjudanden.

Prenumerera