Därför är flexibla arbetsformer avgörande för företagens attraktionskraft
Flexibilitet i arbetet blir alltmer avgörande för att behålla och attrahera den främsta kompetensen och behovet av att säkerställa flexibla arbetsformer är därför större än någonsin. Men är flexibelt arbete något för alla arbetsplatser? Vilka möjligheter till flexibla lösningar finns det för de som inte kan jobba på distans? Bjorn Lunden, Senseair och Xlent är några av deltagarna i forskningsprojektet Flexibel omställning för hållbar innovation och de ser både möjligheter och utmaningar med det flexibla arbetslivet.
– För oss är forskningen väldigt viktig som en del av beslutsunderlaget när vi sätter spelregler för hur våra flexibla arbetsformer ska se ut, säger Riikka Alcén, Group Head HR på Bjorn Lunden som har 145 medarbetare på olika ställen i Sverige och totalt 255 medarbetare i koncernen med kontor i Danmark och Nederländerna. Huvudkontoret finns i Näsviken där Riikka jobbar till vardags. Företaget erbjuder programlösningar och verktyg för att sköta företagets skatt och deklaration, redovisning, löner och personalfrågor.
En annan deltagare i projektet är Lennart Sundh, vd på Xlent Hudiksvall som består av ett 30-tal IT-konsulter på det lokala kontoret och ingår i en koncern som finns i hela Sverige. Även Lennart ser projektet som en möjlighet till vidareutveckling;
– Vi har en väldigt flexibel arbetsplats i Hudiksvall där många arbetar helt på distans så för oss innebär projektet ett sätt att utvärdera vårt flexibla arbetssätt och lära av varandra. Vi behöver utveckla självledarskapet och kan lära av hur andra arbetar.
Deltar i projektet gör även projektledaren Linus Hjern på företaget Senseair som tillverkar olika slags sensorer för t ex alkoholmätare. Företaget ägs av ett japanskt företag men har huvudkontor i Delsbo och har cirka 170 medarbetare. Linus håller med Lennart om nyttan med att lära sig av varandra;
– Det är ju alltid intressant att vara med i forskningsprojekt eftersom man då förhoppningsvis kan ligga lite i framkant på utvecklingen. Delvis så är det ju helt nya arbetsformer så det gäller ju att lära sig samtidigt som aktivt arbete pågår och då är det ju jättebra att kunna samtala med andra i samma position och utbyta konkreta erfarenheter och kontinuerligt ta del av deras lösningar för liknande problem.
”Det är ju alltid intressant att vara med i forskningsprojekt eftersom man då förhoppningsvis kan ligga lite i framkant på utvecklingen”
”Tilliten mellan medarbetare och ledning är avgörande”
Lennart framhåller att deras flexibla arbetsplats är en del av företagskulturen och ser flexibilitet som en integrerad del av identiteten och attraktionskraften, och att för dem är det viktigt att utveckla självledarskapet hos de anställda.
– Det är viktigt att ständigt utveckla och bli bättre på hur vi arbetar flexibelt. Jag tänker att tilliten mellan medarbetare och ledning är avgörande för att flexibla arbetssätt ska fungera. En utmaning är att upptäcka om någon inte mår bra eftersom man lättare kan låtsas må bra framför en skärm en kortare stund än du kan om du är åtta timmar på ett kontor varje dag. Vi har också återinfört mentorskap för att underlätta för nya anställda att komma in i arbetet och vår kultur.
Riikka poängterar att det är bra att kunna erbjuda möjligheten att jobba på distans, men att det är samtidigt en komplex fråga.
– Generellt tycker jag att vi ska ge medarbetare möjligheten att kombinera arbete på plats med att jobba på distans så länge det fungerar för verksamheten. Vi håller just nu på att skapa en ny distansarbetspolicy för koncernen som jag tror kommer att landa i att hybridarbete är det som fungerar bäst för oss.
”Generellt tycker jag att vi ska ge medarbetare möjligheten att kombinera arbete på plats med att jobba på distans så länge det fungerar för verksamheten”
Även om vi vill ge möjligheten till distansarbete så uppskattar vi också det personliga mötet och vill skapa utrymme för spontana tvärfunktionella möten där nya idéer skapas. Vi har dock medarbetare i vissa roller som helst skulle välja att arbeta hundra procent hemifrån och där är vi medvetna om att ett hybrid arbetssätt kan skapa utmaningar i kompetensförsörjning.
Linus på Senseair anser att den största möjligheten för ett företaget är att det blir mycket lättare att rekrytera kompetenta medarbetare eftersom sökområdet blir så mycket större.
– Utmaningarna men även potentiellt möjligheterna ser jag främst i hur man hittar bättre arbetssätt för de situationer som uppstår när man ska jobba ihop men inte befinner sig på samma fysiska plats. För vårt företag som har blandad verksamhet på flera platser i Sverige och utomlands och har väldigt många samarbetspartners och kunder utspridda i hela världen så har det ju alltid varit ett problem.
Även Bjorn Lunden har medarbetare i olika länder med de utmaningar och möjligheter det innebär. Flexibla arbetsformer är även mer än att kunna jobba platsoberoende. För de som måste vara på en viss plats finns andra sätt att påverka sin vardag.
– Redan idag har alla flexibelt arbete på något sätt så att även de som inte kan jobba på distans själva kan styra sina arbetstider utifrån verksamhetens behov. Vi erbjuder flexibilitet i form av massage och friskvård på arbetstid.
– I den nya distansarbetspolicyn kommer vi även att ta ställning till hur vi ser på workcation (kombination av jobb och semester), när och under vilka förutsättningar det kan fungera. Det ser jag som en enorm möjlighet för de roller som det fungerar för, poängterar Riikka.
”För de som vill arbeta helt på distans kommer vi inte att vara attraktiva”
Linus ser flexibla arbetsformer som en avgörande faktor för att locka talanger men att det kräver nya och anpassade arbetssätt för att fullt ut främja innovation i en hybrid- eller distansarbetsmiljö.
– Jag tänker att lite beroende på vilken typ av tjänst man talar om så är min känsla att det för många nästan ses som ett minimikrav med flexibla arbetsformer idag vilket gör det helt avgörande för attraktionskraften. Sedan tror jag inte att vi har kommit så långt än att det direkt kommer att öka innovationsförmågan. Där behöver man i så fall hitta mer innovativa arbetssätt som är anpassade till den nya arbetssituationen kombinerat med att förbättra de tekniska möjligheterna.
”Jag tänker att lite beroende på vilken typ av tjänst man talar om så är min känsla att det för många nästan ses som ett minimikrav med flexibla arbetsformer idag vilket gör det helt avgörande för attraktionskraften”
Riikka Alcén nämner att hybridarbete kan vara attraktivt för vissa, men att det inte möter allas förväntningar.
– Jag tänker att möjligheten till hybridarbete också kan ses som attraktivt om man trivs med sociala kontakter, vill ha kollegor som man träffar på kontoret och har roligt med. Men de som vill arbeta helt på distans kommer vi förmodligen inte kunna attrahera. När det gäller innovationsförmåga tror jag att det fysiska mötet är viktigt för att fånga upp spontana idéer och kreativiteten man får genom att mötas.
Hos Xlent har de konstaterat att många som söker sig till företaget gör det just på grund av att de att har så flexibelt arbete och att de utvecklat sätt för att vara innovativa även på distans;
– När det gäller innovation så anpassar vi oss till att vara kreativa digitalt och det är viktigt att poängtera att det inte fungerar för alla. Vi har exempelvis under ett år arbetat med olika arbetsgrupper som fokuserar på kritiska delar i vår affärsplan. Delarna är Konsulten, Kunden, Medarbetaren och Affären. Alla har fått välja ett fokusområde och vi jobbar med att rapportera aktiviteter vid varje veckomöte och vi ser i vår utvärdering att arbetssättet är något alla uppskattar. Men vi har även väldigt hög digital kompetens hos oss eftersom det är vår kärnverksamhet, så det kan vara en annan utmaning i en annan typ av organisation poängterar Lennart.
Företagen ser flexibla arbetsformer som både en nödvändighet och en möjlighet att utveckla arbetskulturen och arbetsmetoderna, för att attrahera och behålla talanger samt öka innovationsförmågan. Samtliga tycker att flexibilitet idag är en allmän förväntan bland arbetssökande, men de betonar också behovet av att balansera flexibilitet med att arbeta aktivt med att bygga en positiv företagskultur, skapa struktur i arbetet och ge möjlighet till fysisk interaktion för att främja innovation och teamkänsla.
Företagen har sina olika sätt att hantera hur flexibla arbetsformer ser ut i just deras verksamheter och vilken inverkan det har på deras attraktionskraft och innovationsförmåga. En gemensam utmaning är att hitta rätt balans mellan distansarbete och kontorsnärvaro för tjänstemän och att utveckla ledarskapet för att bygga tillit, välmående och stolthet hos samtliga medarbetare. Flexibla arbetsformer som ett verktyg för att både behålla och attrahera nya medarbetare är de iallafall överens om.
Forskningsprojektet Flexibel omställning för hållbar innovation är ett treårigt projekt som görs i samarbete mellan Högskolan i Gävle, Sandbacka Science Park och RISE/Propell.
